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新聞論壇

    物業項目檔案管理

  • 發布時間:2014-08-26文章來源:  |  瀏覽次數:942

一、做好物業項目檔案管理的意義

(一)什么是物業項目管理檔案

物業項目檔案是指物業公司在物業項目運營管理過程中產生的具有保存和使用價值的資料。

物業管理工作形成的文件主要有兩大部分,即物業管理公司日常運作形成的管理文件和物業管理服務過程中接收和形成的多種專業性文件。

(二)做好物業項目管理檔案的意義

物業項目管理檔案是物業服務過程的體現,更是物業服務管理水平的體現。通過對檔案的管理可以追溯服務的過程,檔案管理成為控制管理的一個重要手段。做好項目檔案管理,也是項目可持續管理的基礎,各種基礎資料、技術資料、維修資料,是做好物業服務的必要條件,忽視物業項目檔案管理工作,一定對服務造成影響,嚴重的還會造成重大事故和損失。所以,物業項目管理的檔案管理是一項重要的管理工作。

二、檔案資料的分類

(一)物業公司檔案

對于物業公司而言,凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料:

1)本公司基本情況資料,包括批文、營業執照、代碼本、財產登記臺帳、管理制度、合同、人事勞資、工作基本情況描述等資料;

2)公司行文,包括發文、發函、會議紀要、報告、請示等;

3)各部門資料,包括業務、行政管理等材料;

4)外來資料,包括中央、省、市、區、集團公司來文、友鄰單位及其它單位、組織來文及法律法規等;

5)圖書等參考資料,包括參考書籍、期刊、報紙及其它宣傳資料等;

6)其它。

(二)物業項目管理檔案內容

對于物業項目,檔案一般分為以下幾類:

1. 合同文件;

2. 業務資料;

3 運行、檢查記錄;

4. 維修保養記錄。

公司檔案和項目檔案要有區別,項目檔案主要是為物業項目提供服務過程中需要保存、查閱的重要資料,它是項目可持續進行的保證,尤其是設備設備維修、更新、改造等檔案資料,是保證設備安全運行的重要基礎,監控檔案更是協助公安機關偵破案件的重要線索。

(三)檔案管理分劃

為便于系統化管理,根據檔案的內容和形式特征,將公司檔案劃分為八大類(為一級分類),每一大類下再劃分出若干子類(為二、三、四級分類)。

項目管理檔案主要根據服務和管理的類別進行劃分,具體見下表。

9-1物業項目檔案管理一覽表

檔案類別

檔案項目

檔案內容

搜集時間

責任部門

責任人

保管地點

保管人

保管形式

保管期限

項目管理類

項目運營管理檔案

遺留問題備忘錄

雙方簽署當日

項目部

部門經理

項目經理辦公室保留原件,部門經理辦公室保留復印件

項目經理,部門經理

紙質文檔

保管至項目結束之日

圖紙資料交接表

雙方簽署當日

物品工具交接表

雙方簽署當日

計量表底記錄表

雙方簽署當日

鑰匙交接表

雙方簽署當日

交接文件

雙方簽署當日

裝修協議

雙方簽署當日

室內裝修備案表

審核后當日

專項檢查報告

審核后當日

公司服務作業檢查記錄表

月末30日內

一年

業務管理檔案

客戶投訴受理登記表

季度末30日內

項目部

項目經理

項目經理辦公室

項目經理

紙質文檔

保管至項目結束之日

客戶報修記錄表

郵件收發登記表

特約服務收費統計表

公司綜合部

會計

綜合部辦公室

會計

紙質文檔

無限期

會議費用結算表

安全檢查記錄表

月末30日內

項目部

項目經理

項目經理辦公室

項目經理

紙質文檔

保管至項目結束之日

監控值機記錄

錄像回放、拷貝登記記錄

車輛出入登記

車場巡視記錄表

中控值機記錄表

消防設備設施日常巡檢記錄表

消防設備設施定期檢驗記錄表

工程設備臺帳

季度末30日內

各項目工程部

工程主管

紙質文檔、電子文檔、照片

保管至項目結束之日

變配電設備運行記錄表

月末30日內

中央空調制冷機組運行記錄表

設備設施日常巡檢記錄表

設備維修記錄

配電柜、控制柜保養記錄

水泵保養記錄

工程設備、工具配備登記表

年末12

項目經理辦公室

項目經理

紙質文檔

保管至項目結束之日

電梯年檢記錄表

檢驗完成當日

壓力容器年檢記錄表

防雷接地檢測記錄表

水質檢測記錄表

房屋安全檢查記錄表

保潔設備、工具配備登記表

年末12

采購管理

材料申購審批單

批復后當日

往來文件

表揚信、感謝信

收到發出當日

綜合部

行政助理

綜合部辦公室

行政助理

紙質文檔

無限期

甲方書面致函

收到當日

 

三、檔案資料的管理方法

(一)檔案編號

為方便查閱檔案資料,根據檔案分劃對檔案進行編號。編號采用八位阿拉伯數字。具體編號方法如下:

1)分類圖示:

     ┌─┬─┬─┬─┐

  │X│X│X│X│

  └┬┴┬┴┬┴┬┘

                  └─────第四級類,類數099

            

               └───────第三級類,類數0999

          

             └─────────第二級類,類數09

      

       └───────────第一級類,類數099

2)檔案編號

案卷號、文件順序號按電腦輸入時間自動排序,從00000001開始。

檔案存放位置利用分類編號來確定。

確定檔案一級類存放區:根據各一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級類檔案存放區。各一級類檔案存放區依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標出。

各一級類檔案區內的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。

每一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內。

同一個檔案盒內的檔案資料按編號順序從上到下排列存放。

每一類檔案在柜架存放時均須留有一定余地,以保證新增檔案的存放。

(二)歸檔管理

歸檔前資料管理分散在各部門的資料,歸檔前由各部門兼職資料員負責管理。

1)各部門必須設置資料固定存放處,并將資料分類放入不同的卷宗內。

2)各部門負責人對應歸檔資料的完整、完好負責。

(三)歸檔時間

各類檔案資料視其類別、性質等不同,分別按如下原則確定歸檔時間。

1)公司批文、供水、供電增容計劃指標下達執行書等重要文件隨時歸檔;

2)法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔;

3)用戶資料在用戶辦理完各項手續后即行歸檔;

4)各項工程資料在驗收后一個星期內歸檔;

5)各部門當年的業務、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內歸檔;

6)圖書資料購買后即歸檔,期刊、雜志半年歸檔一次。

7)其它資料按公司領導確定的時間歸檔。

(四)歸檔要求

1)歸檔資料必須完整,如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設計圖紙及其更改通知等都必須齊全;

2)歸檔的文件資料必須是原件。部門須常用的資料可留用復印件,原件歸檔。書寫材料必須是耐久的紙張、墨水,不得使用鉛筆、圓珠筆,純蘭墨水;

3)歸檔資料必須準確記錄各項活動,凡涉及工程圖紙、管網分布及走向、埋深等,必須做到圖物相符,數字準確,設計的修改也須在圖紙上反映出來。

(五)檔案資料移交

1)資料歸檔前各部門須按類整理好,并填寫《檔案資料移交清單》。

2)移交時,檔案員須仔細核對移交的資料,核對無誤后,交接人在移交清單上簽字。

3)移交清單一式兩份,交接人各留存一份。

(六)資料編號歸檔

檔案員應把各類移交資料按編號辦法進行整理、編號,把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在《登記冊》上。編號后的檔案,按規定上架排列存放。

四、檔案管理制度

(一)檔案室管理

檔案室由行政管理部負責管理,行政管理部指定檔案員負責具體管理工作。

檔案員崗位職責

1)檔案員必須熟練掌握檔案業務知識,了解、掌握公司職能活動和檔案材料情況。

2)檔案員負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放、管理等工作。

3)檔案員負責督促各部門檔案資料的移交工作。

4)檔案員負責檔案資料的借閱、登記、統計等工作。

5)各部門兼職資料員必須配合公司檔案員做好有關檔案資料的收集、整理及交接等工作。

6)檔案員必須按要求做好保密工作。

7)檔案員必須做好檔案室設備、設施的保管維護工作。

8)檔案員必須完成公司安排的其它相關工作任務。

(二)檔案保管

1)檔案架合理排放,既保證光線充足、通風,又能方便使用。

2)檔案室必須每天清潔一次,每周大掃除一次,保持清潔衛生。

3)檔案室內嚴禁煙火,室內須配滅火器材,檔案員必須掌握正確使用滅火器材的方法。

4)保持檔案室干燥,定期在柜架中投放干燥劑。

5)雨季加強檢查,每逢大雨必須檢查檔案室有無漏水、滲水現象,雨后即檢查檔案有無潮霉現象。

6)檔案柜架內須定期投放防霉、防鼠藥品,定期檢查檔案有無霉變、鼠咬現象。

7)發現檔案有潮霉、鼠咬情況,應立即采取措施加強防范,對已造成損壞的檔案進行修復、補制。

8)下班時或檔案員離開時應仔細關好、鎖好門窗。檔案室鑰匙除檔案員外,其他人不得持有。

(三)檔案鑒定與銷毀

文書檔案資料保存期限分別為短期15年、長期25年、永久三類。城建檔案的保存期限分為短期30年,長期70年,永久三類。

公司抽調各部門有關人員組成檔案鑒定小組,鑒定小組負責審議、鑒定檔案資料的保存期限。鑒定小組于每年的最后一個季度內召開一次鑒定會,審議、鑒定新增資料的年限及應銷毀的資料。

檔案資料的銷毀由檔案員具體執行,鑒定小組委派一人監督執行。

經鑒定不需保存但暫時不能銷毀的檔案,將其從原存放架上取出,用X(表示暫存記號)標識記號,并將其裝訂放入專門存放區內。檔案銷毀情況均須登記在《檔案銷毀登記表》上。

(四)檔案借閱

檔案資料一般只限于公司員工及集團公司需要查閱的人員查閱。外單位及個人因工作需要查閱檔案的,必須經主管行政副總經理批準。

檔案一般只限于在檔案室內查閱,因工作需要借出時,必須填寫《檔案借閱申請審批表》。審批表經部門負責人批準簽字后,交行政管理部負責人批準簽字,方可借出檔案。借出檔案者必須保證檔案的完好,不得在檔案上涂改、劃線、圈點等,不得缺頁、遺失、私自復印,并保證如期歸還。

檔案借還情況須在登記本上登記。

(五)檔案統計

檔案資料定期進行清理、統計。

檔案員必須每季度統計一次檔案增刪、使用及管理情況,并將統計結果報行政管理部負責人。

(六)檔案管理意外事件處理程序

檔案失盜、借出檔案人丟失或損毀檔案、潮霉鼠咬損毀檔案等均屬于檔案管理中的意外事件。

發生意外事件時,首先應立即將事件情況報告行政管理部負責人和主管領導。當發生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時,應立即設法追回所失檔案;當發生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時, 應立即對損毀檔案設法進行修補、復原;若無法追回、修補損失的檔案,則應請有關部門協助設法重新補制。在進行補救工作的同時,對意外事件發生的原因進行調查,追究有關人員的責任。

根據意外事件發生的性質及檔案損毀程度,對有關責任人進行行政和經濟處罰。

 

 

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